GDPR ve státní správě aneb manuál pro obce

Obec jako orgán samosprávy a veřejné moci zpracovává osobní údaje při většině svých úkonů. Shromažďuje je, zaznamenává, strukturuje či pozměňuje, a tak se na něj vztahuje nové nařízení z EU, které vstoupí v platnost 25. května 2018. Podmínky pro obce jsou poměrně přísné, všechny musí mít svého DPO pověřence.

Pro GDPR ve státní správě platí základní pravidla. Informace by měly být šifrované, lidé musí mít možnost zjistit, jaké údaje se o nich ukládají, upravit je a také smazat. Co je ale ve státní správě, potažmo v obcích, oproti ostatním odvětvím jiného a specifického?

Některá data jsou citlivější než jiná

Obec zpracovává velkou spoustu údajů a mnohé z nich patří do speciálních kategorií. Například údaje o dětech (úsek školství) či o zdravotním stavu jsou podmíněny speciální úpravou. Platí pro ně přísnější podmínky.

Všechny obce musí mít pověřence

Tohle je největší háček. Podle GDPR nařízení jsou obce chápány jako orgán veřejné moci, a tak mají povinnost zřídit funkci pověřence. DPO (Data Protection Officer) neboli pověřenec má za úkol monitorovat, jak moc jsou pravidla dodržována, má provádět interní audity, školit pracovníky a řídit interní ochranu dat. Může jím být zaměstnanec obce, ale i externí osoba (nejčastěji advokát či advokátní kancelář). Upřímně řečeno externisté bývají často lepší volbou, většina obcí totiž nemá ve svých řadách dostatečně vyškolené pracovníky.

Jaké změny přijdou v praxi

Aby byla dodržena nařízení GDPR, je potřeba analyzovat stávající systém nakládání s osobními údaji. Pravděpodobně bude nezbytné upravit elektronický informační systém a také vypracovat příslušnou dokumentaci. Základní proces ve státní správě se prakticky neliší od jiných odvětví, jen je potřeba jej trochu přizpůsobit na míru. Každopádně je nejvyšší čas s adaptací na nový systém začít. Jestliže jste to dosud neudělali, obraťte se na MCS Consulting. Zaměřujeme se především na GDPR ve státní správě, víme co a jak, pomůžeme vám dát do května vše do pořádku.